Business

ゴールが設定されていない会議ほど不毛な時間はない

2017/09/21

日本の会社の生産性の低さが問題になっていますが、その原因としてよく言われているのは日本企業の無駄な会議の多さ。

出る必要のない会議に出ていたり、会議に出ていても結局一言も発言しない人がいたり、、、

 

ただ、そんな不真面目なものは論外として、最近思うのは真面目にやっているのに生産性の低い会議が多いということ。

出席者・ファシリテーター共に真面目に考えてはいるものの、5名ほどで1〜2時間かけて決まったのは結局これだけ?みたいな。

途中で全員がどこに向かっているのかがよくわからなくなっているパターン。

 

そういった会議で多いのは、

「この会議は何を決めるのがゴールなのか」「何を決めるために集まっているのか」が不明瞭なことがほとんどである。

 

そのため途中で枝の細かい話に脱線していても、自分たちが脱線していることに気づかず細々したところで議論をしてしまい、そんなこと今決める必要があるの?みたいなことで平気で数十分使ってしまう。

(しかもみんな真面目だとそこで議論白熱しちゃうっていう。。。)

 

ファシリテーターとして、会議を開く際に必ずやっておくべきこととしては、

「今回の会議ではこれを決める」ということを全員で前提条件として持っておくことである。

そこがはっきりしていれば、この内容を決めるためにはこれとこれを決めないといけない、という道筋もはっきりするため、よくわからないことで議論することもない。

そうすれば枝の話に振り回されずに、脱線してしまっても誰かが「これは今決めることじゃないから」と話を戻してくれる。

またできるなら1時間とか時間も決めてしまって、時間配分を決めてしまえるとだらだらしなくて済む。

 

さらに可能であれば、1週間前とか、最悪1日前でもいいので全員での議題の共有と、それに対しての自分なりの意見というものを各々が考えておけるとより会議の価値は上がる。

 

会議そのものには何も価値はない。売り上げ上がるわけでもないし。

会議を通して次の行動をはっきりさせることが大事だなー、と改めて思ったわけです。